Документированная информация — это… Понятие, виды :
Государственное дело и сфера делопроизводства являет собой важнейшее ответвление общественной жизни любого государства. Документированная информация — это узаконенные данные. Правотворческая деятельность содействует построению гражданского правопорядка и благополучия, которые очень важны.
Понятие документированной информации
Подобное обозначение, на первый взгляд, используется в правоведении не особо часто, но при этом оно является очень важным. Исходя из федерального законодательства, документированная информация — это такой вид свода определенных данных, которые занесены на материальный носитель с целью сохранности.
Также этот материал предполагает наличие реквизитов об имеющихся исходниках его происхождения, которые в целом позволяют определить характер этих данных или их носителя, независимо от формы представления.
Без них понятие документированной информации фактически теряет смысл. Реквизиты по своей сути выполняют две основоположные функции — информационную и защитно-удостоверительную.
Иными словами, с одной стороны, они содержат нужные данные, а с другой стороны, делают невозможной процедуру фальсификации документов.
Международная организация по стандартизации
Управление документированной информацией регламентируется множеством нормативно-правовых актов, федеральными указами, распоряжениями, международной нормативно-правовой документацией.
Так, интернациональная организация по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO) беспрерывно принимает непосредственное участие в разработке догм, правил и норм относительно формирования, сохранения, использования информации.
Создаются разработки в направлении устранения нарушений несоответствия содержания действительности, в формировании требований к форме представления данных.
Признаки документированной информации
Первый признак и самый главный — наличие материального носителя.
В таком качестве может выступать абсолютно любой объект окружающего мира, включая предметы и физические поля, где находят отображение определенные действия либо сведения.
Одинаковые данные могут быть зафиксированы на различных носителях. Также справедливым будет и тот факт, что разные материалы могут быть задокументированы на одном объекте.
Следующим важнейшим признаком документированной информации является возможность идентификации зафиксированного материала. Это предоставляется при помощи вспомогательной роли реквизитов.
Их наличие помогает установить предназначение данных, их характер, источник, время документирования.
В некоторых случаях реквизиты обеспечивают необходимую степень защиты того или иного образца в виде прилагаемой электронной цифровой подписи.
Третья характеристика документированной информации состоит в возможности выбора различных вариаций и форм, передающих ее содержание.
Также она может храниться на различных носителях в различных формах без потери своего содержания и реквизитов. То есть хранение документированной информации предполагает возможность ее копирования.
Такие материалы могут существовать в виде разных модификаций.
Управление документированной информацией
В соответствии с версией Международной организации по стандартизации документированная информация представляет собой данные, которые нужно хранить и которые используются под специальным управлением.
В сфере подчинения находится, непосредственно, сам носитель материального характера, на котором этот материал и хранится. Свод требований по управлению документированной информацией представлен в разделе № 7 ISO 9001:2015.
Если попытаться обобщить и изобразить эти обязательства тезисно, то они будут иметь такой вид:
- регулярный анализ уровня доступности информации в той мере, в которой нужно, в том месте, где необходимо, и в то время, когда необходимо;
- регулярная оценка степени защищенности документированных данных;
- решение вопросов относительно организации процессов распространения, поиска, проверки доступа и использования информации;
- оценка воздействия эффективных процессов защиты и хранения документов от различных ошибок, к примеру, гарантирована ли их читабельность;
- проверка соблюдения правил изъятия и хранения.
Какой бывает?
Формы документированной информации зависят в первую очередь от характера ее материального носителя. Различают несколько основных видов. Самые распространенные:
- бумажная;
- звукозаписи;
- видеоматериалы;
- электронная документированная информация.
Разновидности данных на материальных носителях
Информация, за версией множества исследователей, за критерием упорядоченности и за степенью организованности делится на документированную и недокументированною. В чем же между ними разница?
Документированная являет собой специфическую организационную, официальную форму существования информации. Цели существования такого рода данных связана с общественным благополучием и правопорядком. Виды документированной информации могут быть разными. Ведь все зависит от принятого за основу классификационного признака.
За критерием доступности информация бывает:
- с ограниченным кругом доступа;
- материал, являющийся государственной тайной;
- конфиденциального рода;
- с неограниченным доступом, общедоступной.
По возможности распространения бывает:
- свободно распространяемая;
- данные, разглашение которых строго запрещено;
- информация, разглашение которой допускается в соответствии с федеральным законодательством;
- материал, разглашение которого возможно по согласию определенного круга лиц.
Свойства документированной информации
Документированная информация — это данные, которые существуют в определенных объективных условиях и обладают рядом признаков.
К ее свойствам относятся:
- фиксированный характером, то есть обладание своим источником, моментом документирования и обязательностью к хранению;
- релевантность — способность отвечать требованием потенциального потребителя, соответствовать запросам;
- ценность — соответствие данных целевому назначению;
- полнота — оптимальное соотношение между полученной и необходимой информацией;
- полезность — степень ее необходимости;
- достоверность — отображает уровень объективности информации;
- новизна — актуальность, поскольку документированные материалы — это разъяснение сведений, которые могут устаревать или перестать действовать;
- своевременность;
- доступность — возможность потребителя свободно получить данные;
- защищенность — отсутствие возможности несанкционированного доступа;
- эргономичность — оптимальное соотношение объема и формы данных для конкретного потребителя;
- адекватность — соответствие информации действительности, готовность отображать реальные объективные условия.
Защита документированной информации в российском законодательстве
В трех источниках федерального законодательства предоставляется обозначение документированной информации. В первом источнике приведена узкая трактовка.
Она гласит о том, что документированная информация — это фиксация важных данных при помощи материального носителя посредством процесса документирования необходимых данных, где есть реквизиты, которые дают возможность ее идентифицировать, обозначить либо определить ее материальный носитель (закон об информации, статья № 2).
В другом источнике наведена более широкая трактовка. Она гласит о том, что под документом подразумевается наличие носителя с зафиксированной информацией текстового, звукового или графического характера. Ее содержание предназначено для передачи по назначению в определенное время.
Примеры документированных данных
Документированная информация — это законные акты, бумаги, архивы, которые хранятся для различных целей. Хранимая информация в подавляющем количестве случаев предназначается для общественного использования. Примерами могут быть:
- законные акты, нормативно-правовая база;
- документы, которые содержат сведения об чрезвычайных ситуациях экологического, демографического, санитарно-эпидемиологического, метеорологического характера;
- документы, которые содержатся в библиотечных фондах и других различных фондах информационных систем;
- сведения средств массовой и другой публичной информации в соответствии с законодательством РФ.
Исходя из всего вышеизложенного, стоит отметить, что в общей сложности документы и документированная информация — это важнейшие элементы государственной безопасности и общественного благополучия.
Она зачастую является хранилищем стратегически важных для государства сведений.
Именно поэтому такого рода информация должна тщательным образом храниться с учетом обусловленных государственным законодательством требований.
Источник: https://BusinessMan.ru/dokumentirovannaya-informatsiya---eto-ponyatie-vidyi.html
Порядок и способы документирование информации | Защита информации
Документирование информации — это обязательная процедура при включении информации в информационные ресурсы. Документ, который был продублирован из информационной системы, получает юридическую силу после его подписания должностным лицом.
Документы которые находятся в информационной системе, могут быть подписаны электронной цифровой подписью.
Юридическая сила электронной цифровой подписи подтверждается, если в информационной системе есть программно-техническое средство которое обеспечивает идентификацию подписи. Право идентифицировать подпись разрешается только на основе лицензии.
Идентификация не лицензионными средствами электронно цифровой подписи создает проблемы защиты информации в сетях и угрозы информационной безопасности.
Информационные ресурсы могут быть государственными или негосударственными. Информационные процессы — это средства сбора, накопления, обработки, хранения распространения и поиска информации.
Информационная система — организационно сгрупированное множество документов и информационных технологий с использованием методов вычислительной связи и техники, которые реализуют информационные процессы.
Все аспекты должны быть описаны в политике безопасности предприятия.
Юридические и физические лица есть собственниками тех документов, которые реализованы на их средства, получены по методу подарка или наследства.
Государство может выкупить документированную информацию, у юридических и физических лиц если эта информация относится к государственной тайне.
Хозяин информационных ресурсов с государственными тайнами, может распоряжаться только при наличия разрешения органов государственной власти. Они не теряют право на эту информацию, им нужно согласовывать действия по поводу этой информации.
Информационные ресурсы могут быть как товар, только в тех случаях, которые предусмотрены законом. Право на обработку информации не реализует право собственности на эту информацию.
Информация, которая обрабатывается в порядке предоставления услуг или при совместном использовании ее, принадлежит хозяину.
Все аспекты использование должны быть прописаны в договорах или в соответствующих законах.
Способы документирования
Метод документирования — метод организации информации на определенном носителе, который разрешает со временем считать информацию.
Техническое документирование — еще называют запечатлением технической мысли.
Технические документы — общее название тех документов, которые отображают результат технологического и строительного конструирования, проектирования и других работ по строительству зданий.
Такие документы ведут записи процессов труда (чертежи, графики, расчеты и тд). Такая документация связанная также с картографией, геодезией, гидрометеослужбой.
Текстовое документирование — вид документа, который содержит звуковую информацию зафиксированную любым типом письма. Такой тип документирование имеет самое больше распространение.
Фотодокумент — вид документа, реализованный фотографическим методом. Особенность такого документа, они записывают момент события и имеют высокую точность. С помощью микрофотокопирования реализуют копии документов.
Кинодокумент — аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим методом. Такой документ отображает события относительно некоторого промежутка времени.
Фонодокумент — документ, который имеет звуковые данные, зафиксированные на протяжении некоторого времени.
Электронное документирование — на специальных материальных носителях, информация записывается специальным обозначениями, и такую форму чтения разбирают только машины. На сегодня материалами для документирования могут быть: бумага, диски, пленки, магнитные и электрические носители.
Новейшое документирование — определяет вид документирование, при котором чтение информации возможно только с помощью специальных технических средств. Такими могут выступать, магнитные карты, диски, флешки и тд.
Порядок документирования
Документированная информация отбирается, составляется, обрабатывается и обеспечивается определенными реквизитами с учетом формы, источника и назначения носителя.
Документированная информация может быть в виде электронного документа или быть зафиксированной на носителе. Документирование информации — это обязательная процедура включения информации в государственные информационные ресурсы.
Физические и юридические лица обязаны в определенном порядке предоставить документированную информацию в определенные гос. органы для создания государственных информационных ресурсов.
Владельцы и собственники информационных ресурсам в пределах своих правовых рамках должны принимать нужные меры для защиты документированной информации.
Документированная информация с ограниченным доступом
Делится на информацию государственной тайны и конфиденциальной информации. Запрещено относить информацию с ограниченным доступом:
- законы, акты, нормы
- документы имеющие данные о критических ситуациях (эпидемия и тд)
- документы о деятельности гос. органов
- документы из открытых архивов и библиотек
Источник: http://infoprotect.net/varia/dokumentirovanie_informacii
Управление документированной информацией ISO 9001
Термин «документированная информация» непривычен для пользователей стандарта ISO 9001. Впервые он появился в новой, пятой по счету редакции стандарта, которая была опубликована только в сентябре 2015 года. Он не только внес в модель систем менеджмента качества (СМК, – ред.
) по ISO кое-что новое, но и заменил некоторые старые парадигмы, например, такие концепты как «записи» и «обязательные документированные процедуры». Эти два старых термина влились в концепцию документированной информации и больше самостоятельно в ISO 9001 не упоминаются.
Так, что же такое документированная информация?
Раздел 7.5 «Управление документированной информацией» из ISO 9001:2015
По версии Международной организации по стандартизации (ISO – International Organization for Standardization, – ред.) документированная информация представляет собой информацию, которую необходимо поддерживать (to maintain, – ред.
) и которая должна находиться под управлением. В это понятие входит, в том числе, носитель, который содержит (to contain, – ред.) эту информацию. Требованиям по документированной информации в ISO 9001:2015 уделен раздел 7.
5, затем, конкретно об управлении этим типом документов говорится в подразделе 7.5.3. Если резюмировать и обобщать требования к управлению, то можно грубо свести их к нескольким позициям.
Чтобы убедиться, что документированная информация действительно управляется, нужно проанализировать:
- доступна ли она там и тогда, где нужна и приносит ли пользу;
- в достаточной ли степени она защищена (пример: от потери информации, от ненадлежащего использования и так далее, – ред.);
- организованы ли процессы распространения, проверки доступа, поиска и использования документированной информации;
- действуют ли эффективные процессы хранения и защиты документов от определенных ошибок при их составлении, например, гарантирована ли их читаемость;
- установлены ли правила хранения и изъятия документированной информации.
В 7.5.3 «Управление документированной информацией» также говорится, что необходимо идентифицировать и управлять документированной информацией по процессам, выполняемым на аутсорсинге.
Непонятно? Мы так и думали. Практический смысл 7.5
К сожалению, даже после прочтения требований 7.5.3 многие пользователи не будут знать, как интерпретировать и применить их в своем случае.
Это хроническая проблема ISO 9001, которая, как полагают многие специалисты, отчасти связана с неудачным понятийным аппаратом, где в жертву универсальности и точности терминов принесена их доступность для понимания, а отчасти с принципиальным уходом авторов ISO от описания методов, которыми может быть достигнуто соответствие требованиям.
Одного рецепта СМК, который бы идеально подходил для всех не может быть. Поэтому сделана ставка на выработку пользователями индивидуальных подходов к требованиям ISO 9001. По факту, сложилась неудобная ситуация, при которой самого текста стандарта всегда мало для понимания того, что нужно делать.
Есть требования ISO 9001, а есть некий консенсус между консультантами по внедрению, аудиторами и прочими специалистами о том, как «правоверно» их понимать. Причем, они нигде не изложены исчерпывающе. А по некоторым вопросам консенсуса нет вообще. Итак, текст требований плюс некие традиции внедрения. И одно без другого не складывается в единую картину.
Но ISO 9001:2015 новый стандарт, поэтому никакого предыдущего опыта его использования консультантами нет. Что же касается текста раздела 7.5, то он не перефразирует уже существовавший текст из ISO 9001:2008, а добавляет то, чего раньше не было.
У пользователя ISO 9001, который собирается внедрять процесс управления документированной информацией в этой ситуации есть несколько возможных подходов к решению проблемы: можно обратиться в ISO с просьбой об официальной интерпретации требований раздела, которые потом могут вызвать трудности при аудите СМК.
Можно дождаться, когда консультанты «обкатают» ISO 9001:2015 и выработают «правоверную» точку зрения на 7.5. А можно попробовать организовать процессы управления документацией как понимаете их вы. Но готовьтесь к тому, что у консультантов и аудиторов, с которыми вы будете иметь дело впоследствии будет другая точка зрения. Рискнем предложить вам свое понимание организации этих процессов, может быть это принесет вам пользу.
Управление документированной информацией ISO 9001
- Внедренные и действующие версии Политики в области качества, Целей в области качества, Руководства по качеству, Программы качества, Рабочих инструкций, Квартальный план продаж, Общий перечень записей, Общий перечень документов.
- Проекты следующих документов: Программы качества, Рабочие инструкции, Квартальные планы продаж, Запросы о документах, имеющих внешний источник.
- Политика в области качества, Цели в области качества, Руководство по качеству, Запросы о документах, имеющих внешний источник.
- Документы, имеющие внешний источник.
- Штат отдела по обеспечению качества.
- Инфраструктура отдела по обеспечению качества с архивами, содержащими информацию по товарному качеству.
- Сервер компании, программное обеспечение.
- ПК хозяев процессов.
- Ресурсы процесса (process budget, – ред.).
- Процедура системы качества по Разделу 7.5 «Управление документированной информацией».
Вообще-то, существует специализированный стандарт Международной организации по стандартизации по документации СМК – ISO 10013 «Руководство по документированию.
Системы менеджмента качества», но по состоянию на 25 декабря 2015 года он еще не успел пройти редакцию вслед за ISO 9001 и поэтому касательно понятия «документированная информация» он не в помощь. Впрочем, организация ISO поспешила опубликовать адресный норматив по этой тематике.
Речь о «Руководстве по требованиям ISO 9001:2015 к документированной информации» («Guidance on the requirements for Documented Information of ISO 9001:2015», – ред.). Параграф №4 комментирует и уточняет требования Раздела 7.5 из ISO 9001:2015.
В частности, в дополнительном нормативном документе ISO перечислены другие параграфы и пункты, где заходит речь о документированной информации: 5; 6.2; 4.4; 4.3. Разъясняются многие темные места нового стандарта. Например, что значит поддерживать документированную информацию (maintained, – ред.) или сохранять ее (retaining, – ред.
)? «Документированная информация поддерживается организацией для распространения в организации, необходимой для организации, чтобы вести обычную производственную деятельность (обычно это документы нижнего, прикладного уровня, – ред.)», – сказано в Руководстве.
Здесь же даны примеры таких прикладных документов: рабочие инструкции, карты процессов, спецификации, планы контроля, формы, планы по качеству. Хранится (retaining, – ред.) информация для обеспечения свидетельств полученных результатов (записи, – ред.). Далее Руководство по требованиям к документированной информации перечисляет к каким документам относится это понятие «retaining», в скобочках даны ссылки на конкретные пункты стандартов, где заходит речь об этих документах.
, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Источник: https://1cert.ru/stati/upravlenie-dokumentirovannoy-informatsiey-iso-9001
