Передача секретных дел при увольнении

Как оформить передачу дел при увольнении работника

Процедура передачи дел при увольнении работника обычно включает в себя издание приказа о приеме-передаче дел, саму передачу дел и подписание акта приема-передачи дел.

Учитывайте, что в некоторых случаях при увольнении дополнительно нужно провести инвентаризацию, например, если увольняете материально-ответственное лицо.

А в случае увольнения обычных работников, которые должны передать только некоторые документы и (или) материальные ценности, можно ограничиться составлением обходного листа (подробнее о его составлении рассказываем ниже).

Имейте в виду, что порядок передачи дел в редких случаях может быть регламентирован. Например, он предусмотрен для руководителей кредитной организации. Они, как правило, должны передать дела лицу из числа руководителей этой организации (ч. 13 ст. 24 Закона о банках и банковской деятельности).

Если для вас порядок передачи дел нормативно не установлен, вы можете определить его сами и прописать в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Как оформить приказ о приеме-передаче дел при увольнении работника

Оформите приказ о приеме-передаче дел в произвольной форме, поскольку нормативно утвержденной нет.

Рекомендуем указать в нем, в частности:

• Ф.И.О. и должность увольняющегося работника, который передает дела;
• Ф.И.О. и должность лица, принимающего дела;
• Ф.И.О. и должности иных работников, которые участвуют в передаче дел (например, это может быть заместитель директора, руководитель отдела, специалист по кадрам, секретарь);
• причину проведения приема-передачи дел — увольнение работника;
• сроки проведения приема-передачи дел.

Если объем передаваемых дел значительный, рекомендуем создать специальную комиссию, состав которой укажите в приказе.

Рекомендуем ознакомить с приказом под подпись всех лиц, которые в нем упоминаются.

Как составить акт приема-передачи дел при увольнении работника

Составьте акт приема-передачи дел в произвольной форме, поскольку нормативно утвержденной нет. Рекомендуем указать в акте, в частности:

• Ф.И.О. и должность увольняющегося работника, а также Ф.И.О. и должности лиц, принимающих дела;
• наименования и количество переданных увольняющимся работником документов и ценностей (если их много, можно, например, составить опись и оформить ее как приложение к акту);
• результаты приема-передачи дел. Если выявлены недочеты, то желательно отразить их, привести список документов и ценностей, которые должны были находиться у работника, но отсутствуют (утрачены) на момент передачи дел;
• подписи всех лиц, участвующих в приеме-передаче дел.

Акт составляют, как правило, в двух экземплярах. Один хранится у вас в организации, а другой остается у увольняющегося работника.

В каких случаях нужно проводить инвентаризацию при увольнении работника

Проведите инвентаризацию, если увольняете, в частности:

• материально-ответственное лицо;
• работника в связи с хищением, растратой, умышленным уничтожением или повреждением имущества вашей организации, если эти факты установлены вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях (по пп. «г» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Такие выводы следуют из ч. 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете, абз. 4, 5 п. 22 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, абз. 4, 5 п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Вы можете в локальном нормативном акте предусмотреть и другие случаи проведения инвентаризации при увольнении работников (ч. 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете).

Проводите инвентаризацию по общим правилам, которые утверждены Методическими указаниями по инвентаризации. В частности, создайте инвентаризационную комиссию.

Она проверяет, например, фактические остатки основных средств, запасов, товаров, денежных средств и вносит результаты в специальные описи (акты) (п. п. 2.2, 2.5, 2.

6 Методических указаний по инвентаризации).

Обязателен ли обходной лист при увольнении работника

Нет, не обязателен, поскольку законом это не предусмотрено. Но рекомендуем вам использовать обходной лист.

Вы сможете проверить по нему, какие документы и (или) материальные ценности, находящиеся у работника, переданы им при увольнении.

Например, в обходном листе ставят отметку о том, что работник вернул полис ДМС, мобильный телефон, автомобиль, ноутбук, которые вы предоставили ему на время работы.

Требование об обязательном оформлении обходного листа при увольнении работника вы можете предусмотреть, например, в правилах внутреннего трудового распорядка.

Учтите, что вы не вправе задерживать выплату окончательного расчета и выдачу трудовой книжки, если работник не сдал обходной лист в день увольнения, поскольку ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ не дает вам такого права.

Порядок оформления обходного листа рассмотрим ниже.

Как оформить обходной лист при увольнении работника

Порядок оформления обходного листа при увольнении работника из обычной коммерческой организации законом не предусмотрен. Вы можете разработать форму обходного листа и порядок заполнения самостоятельно и закрепить в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Например, вы можете установить, что в случае увольнения работника его непосредственный руководитель обязан выдать ему обходной лист. А работник, передавая документы и (или) материальные ценности ответственным лицам, должен представлять им обходной лист, где они ставят отметку о получении, подпись и дату.

Источник: http://urist7.ru/trudovoe-pravo/uvolnenie/kak-oformit-peredachu-del-pri-uvolnenii-rabotnika.html

Как передать дела при увольнении. Совет

Необходимость передачи дел преемнику при увольнении в трудовом законодательстве не прописана. Однако если вы хотите уйти «красиво», не поссорившись с работодателем и сохранив репутацию ответственного сотрудника, советуем хотя бы вкратце ввести преемника в курс своих дел.

Итак, как передать дела при увольнении?

Организация передачи дел — это в первую очередь забота работодателя, так как передача дел осуществляется в его интересах. При этом передача дел должна быть осуществлена до окончательного увольнения работника.

Работодатель не имеет права вынуждать вас прийти для передачи дел после увольнения. Попросить-то он может, конечно, но вы будете иметь полное право ему отказать.

Также вы не обязаны сами подходить к руководителю и предлагать передать дела: если это действительно важно, он сам к вам подойдет.

Если же вас заранее попросили передать дела своему преемнику, советуем не отказываться: лучше уйти «по-хорошему» и оставить о себе положительное впечатление. Это может сыграть вам на руку при поиске новой работы, ведь многие кадровики любят связываться с предыдущими работодателями претендентов и уточнять указанную в резюме информацию.

Под передачей дел обычно подразумевается рассказ преемнику о тех нюансах работы, которые не указаны в должностной инструкции.

Стандартная должностная инструкция содержит перечень обязанностей специалиста, а вот рекомендаций о способах и методах их выполнения не содержит. Все это постигается на личном опыте.

Передача дел — это, по сути, передача наработанного опыта.

Разумеется, весь накопленный за время работы опыт передать преемнику в краткий срок не получится. Да и стиль работы у каждого свой — возможно, те приемы, которые вы считаете удобными и эффективными, ему не подойдут. Поэтому старайтесь давать только самые важные советы объективного характера.

Стоит ли делиться с преемником своим субъективным мнением о других сотрудниках и начальстве? Если он об этом не спрашивает — нет. И даже если спрашивает — тоже нет.

Не нужно в процессе передачи дел переходить на личности, новый сотрудник сам должен составить мнение о коллегах и начальстве и научиться с ними взаимодействовать.

Все люди разные, и если у вас не сложились отношения с Таней из бухгалтерии, это не значит, что они не сложатся у вашего преемника.

Если по работе вам приходилось взаимодействовать с клиентами или партнерами, хорошим тоном считается предупредить их о том, что вы увольняетесь, и теперь с ними будет работать другой сотрудник. Ключевым контактам обычно сообщают это лично посредством телефонного звонка, всем остальным можно отправить письмо.

Однако не спешите предупреждать клиентов и партнеров, не посоветовавшись перед этим с руководителем: форму уведомления клиентов и партнеров (а также необходимость такого уведомления в принципе) нужно сначала обсудить с ним.

Перед увольнением проверьте, в порядке ли рабочие документы, просмотрите все папки и файлы на компьютере: понятно ли они названы, легко ли можно в них сориентироваться. При возможности в отдельном файле составьте список папок с кратким описанием их содержимого, но если у вас нет времени, делать это необязательно.

Вообще, лучше всего заранее спланировать то, как вы будете передавать дела, и затем действовать согласно плану. Это поможет вам сосредоточиться только на самых главных моментах, не отвлекаясь на детали, и сэкономить время.

Кому передавать дела, если работодатель еще не успел найти вам преемника? В такой ситуации дела передают либо коллеге, который будет временно выполнять обязанности уволенного работника, либо руководителю отдела. В этом случае все будет гораздо проще, потому что коллеги уже знакомы со спецификой работы в компании, так что вам нужно будет посвятить их только в ваш конкретный круг обязанностей.

При увольнении с работы нежелательно сжигать все мосты: кто знает, как повернется ваша жизнь.

Поэтому не поленитесь хотя бы минимально ввести нового сотрудника в курс дел, тем более, что он в вашем увольнении совершенно не виноват.

Но и на шею себе садиться не позволяйте: если вас просят о передаче дел в нерабочее время или уже после увольнения, вы имеете полное право отказаться.

Карьера → Офисная жизнь Как украсить офис на Хэллоуин Хэллоуин уже давно прочно вошел в отечественный календарь праздников, поэтому его принято отмечать не только в домашнем кругу или компании друзей, но и на работе. А чтобы атмосфера знаменитого праздника нечисти получилась особенно яркой, офис к Хэллоуину можно украсить. О том, как именно это лучше сделать, речь подробнее пойдет далее.460
Карьера → Офисная жизнь Как попрощаться с коллегами при увольнении В вашей жизни наступил новый этап и вы решили покинуть текущую работу? Вам предстоит решить не только «технические» вопросы вроде написания заявления и передачи дел, но и организационные. В частности, вам нужно попрощаться с коллегами так, чтобы оставить о себе благоприятное впечатление и хорошие воспоминания.17233	Карьера → Бизнес Идеи для бизнеса на рукоделии Умение рукодельничать может приносить не только удовольствие, но и реальный доход, ведь не зря сегодня так ценится разнообразный хэндмейд. Впрочем, бизнес можно построить не на любом виде рукоделия, поэтому важно знать, какие идеи для бизнеса на рукоделии действительно пользуются спросом.1195
Карьера → Бизнес Как можно заработать в «Инстаграм»? ТОП-5 способов Многие пользователи знаменитого Instagram хотят не просто вести блог, а еще зарабатывать с его помощью. Но как можно заработать в «Инстаграме»? Что нужно для старта? Давайте вместе рассмотрим 5 основных вариантов заработка в Instargam и узнаем, с чего нужно начинать.6864	Карьера → Бизнес Что нужно начинающему кондитеру: основной инвентарь Если вы любите готовить торты и пирожные и хотите превратить свое хобби еще и в источник заработка, вам важно научиться не только вкусно печь, но и красиво оформлять свои кондитерские изделия. Для этого вам потребуется специальный инвентарь, но стоит он довольно дорого, поэтому важно знать, что начинающему кондитеру нужно в первую очередь, а что — можно купить и попозже.2862
Карьера → Офисная жизнь Как организовать фуршет на работе своими силами Повод для проведения фуршета на работе может быть самым разным: день рождения кого-то из сотрудников, государственный праздник или же, к примеру, удачное завершение особенно важной сделки. Чтобы провести на работе фуршет, удобнее всего нанять кейтеринговую компанию и поручить все хлопоты ей, но можно справиться и своими силами, поэтому не помешает знать, как организовать фуршет на работе правильно.2668
Карьера → Деловое общение Поздравления с Новым годом для клиентов Современные правила корпоративной этики предписывают поздравлять клиентов компании со значительными праздниками, к которым, без сомнений, относится Новый год. Но как именно можно поздравить клиентов с Новым годом? Какие слова подобрать? О том, какие есть варианты новогодних поздравлений клиентам в прозе и стихах, речь подробнее пойдет далее.2339	Карьера → Поиск работы резюме: ТОП-5 советов по составлению Сегодня во многих сферах деятельности свободных специалистов много, а хороших вакансий — не слишком. И приходится соискателям буквально из кожи вон лезть, чтобы добиться внимания эйчара. К примеру, многие соискатели сегодня вместо обычного делают видеорезюме. О том, что это такое и как правильно сделать видеорезюме, подробнее расскажем вам далее.1491
Карьера → Бизнес Бизнес по выпечке тортов на дому: основные особенности Сегодня на различные праздники люди заказывают торты не только в кондитерских, но и у частных мастеров. Так что для тех, кто с тортами на «ты», их выпечка на заказ может стать неплохим домашним бизнесом. Правда, в этом деле все далеко не так просто, как кажется, и прежде чем браться за дело, полезно узнать, какие основные особенности имеет бизнес по выпечке тортов на дому.2258	Карьера → Офисная жизнь Меню на 8 Марта на работе В Международный женский день мужчинам предстоит поздравлять всех окружающих дам, включая, конечно, и коллег. Поздравить всех женщин рабочего коллектива с 8 Марта удобнее всего на корпоративе, а какой же корпоратив без застолья! Предлагаемое ниже меню на 8 Марта на работе как раз поможет найти идеи для приготовления простых и доступных праздничных блюд.4319
Карьера → Офисная жизнь Как украсить офис на 23 Февраля своими руками Отмечать День защитника Отечества на работе можно прямо в офисе, ведь так получается зачастую дешевле и удобнее, чем где-либо еще. Но возникает проблема с тематическим оформлением офисного пространства: нужно же как-то создать праздничную атмосферу, верно? О том, как можно украсить офис на 23 Февраля своими руками, речь подробнее пойдет далее.4137	Карьера → Офисная жизнь Меню на фуршет на 23 Февраля на работе Если в рабочем коллективе есть и женщины, и мужчины, то первым в преддверии Дня защитника Отечества предстоит придумать, как поздравить вторых. Наверняка будет и сценарий развлекательной программы, и подарки, и поздравления. И уж без чего точно праздник не состоится, так это без вкусного угощения. О том, каким может быть меню на 23 Февраля на работе, речь подробнее пойдет далее.4385
Карьера → Бизнес Где работать фрилансеру? Кафеворкинг Фриланс завоевывает все больше популярности, но тем, кто решился отправиться в свободное плавание, приходится сталкиваться с рядом серьезных вопросов. Например, один из наиболее важных — где же именно можно работать? Чтобы никто не мешал и не отвлекал? Некоторые фрилансеры нашли для себя довольно интересный ответ на такой вопрос — кафеворкинг.3113	Карьера → Бизнес Как продавать через ВКонтакте Сегодня многим идея продажи различных товаров через интернет кажется весьма привлекательной. Вот только создать для этой цели специальный онлайн-магазин возможность есть не у всех. Предприимчивые пользователи социальной сети уже давно нашли выход из подобной ситуации и стали продавать через ВКонтакте практически любые товары.2924
Карьера → Офисная жизнь Как настроиться на работу после перерыва Даже если работа в целом нравится, порой настраиваться на рабочий ритм бывает весьма сложно, скажем, после длинных выходных, праздников или отпуска. Как в таком случае быть? Как настроиться на работу, чтобы эффективно выполнять поставленные задачи и рационально расходовать рабочее время? Об этом подробнее поговорим далее.2230	Если говорить о самых востребованных специалистах на сегодняшний день, то ими окажутся вовсе не «престижные» экономисты или юристы, а представители куда более «приземленных» профессий — строители, маляры, токари, парикмахеры, повара, мастера маникюра и т. д. Вот и визажисты в последнее время стали весьма популярными, а потому вопрос, как стать визажистом, интересует многих молодых людей.2619
Карьера → Офисная жизнь Как выбрать подарок начальнику на день рождения Если с подарками для коллег на день рождения в рабочих коллективах обычно проблем не возникает, то вот выбор подарка начальнику порой заводит в тупик. Не обидит ли подарок руководителя? Не покажется ли слишком неуместным, слишком дешевым или, наоборот, слишком дорогим? Давайте сегодня узнаем, как выбрать подарок начальнику на день рождения правильно.2504	Карьера → Офисная жизнь Что значит ненормированный рабочий день Довольно часто в объявлениях вакансий на ту или иную должность можно найти строку «ненормированный рабочий день». Многие пугаются таких условий труда, так как неправильно понимают их суть (частично в этом виноваты сами работодатели, которые забывают, что действительно представляет собой этот режим работы). Давайте разберемся, что значит ненормированный рабочий день на самом деле, и какие права и обязанности ожидают вас, как сотрудника.2488
К сожалению, ситуации, когда отдельные сотрудники, а то и весь коллектив, «дружат» против определенного работника, не так уж редки, поэтому опасность столкнуться с психологическим давлением на работе довольно велика. Как можно избежать этой неприятности? Как бороться с агрессорами? Рассмотрим варианты решения подобной проблемы при моббинге и буллинге.3185	Вы могли заметить, что ваши коллеги успевают сделать порученные им задания, а вы же как всегда задерживаетесь допоздна. И дело вовсе не в том, что у вас больше заданий, чем у других, и не в том, что вы работаете медленнее или хуже. Проблема в том, что вы не знаете, как распределить собственные задания в зависимости от того, как меняется ваша работоспособность в течение дня.2553
Карьера → Офисная жизнь Как украсить офис на 8 Марта Если украшению офиса, скажем, к Новому году всегда уделялось большое внимание, то вот на 8 Марта офис украшать было раньше как-то не принято. К счастью, в последние годы тенденции изменились, и теперь о том, как украсить офис на 8 Марта, руководство и сотрудники компаний задумываются очень даже серьезно. И не зря, ведь это отличный способ порадовать всех женщин рабочего коллектива.4234	Карьера → Офисная жизнь Короткие сценки на 8 Марта на корпоратив Короткие сценки — отличная для корпоратива, посвященного 8 Марта. Они могут быть как юмористическими, так и серьезными. При этом они, конечно же, должны соответствовать основным корпоративным правилам компании. Давайте узнаем, какие можно разыграть сценки на 8 Марта на корпоратив, чтобы поздравить с праздником женщин рабочего коллектива.16475

12345678910  

Источник: https://anydaylife.com/post/3233

Передача дел секретаря при увольнении — Законники

Поэтому чаще всего акт передачи дел составляется в виде бухгалтерской описи, которая фиксирует правильно ведение документации, а именно: Документально оформленная система бухучета предприятия.Правильно оформленный учет движения потока финансов на предприятии.

Документы, подтверждающие денежные операции.Правильные условия приема, регистрации и хранения денег.Правильно оформленные договора и прочие финансовые документы.Классификация и состояние амортизируемого имущества.Учет и инвентаризация материальных ценностей.

Правильное проведение расчетов с сотрудниками.Своевременная подача отчетов в налоговые органы.Правильное хранение и ведение другой бухгалтерской документации.

Процесс передачи дел Как уже отмечалось раньше, для процесса передачи дел необходимо вначале собрать комиссию, которая составляет и оценивает акт и его сопроводительные документы.

• наименование компании;
• вид и название документа;
• дата и место составления;
• регистрационный номер;
• перечень приложенных документов.

Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник.

Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги. Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.

Внимание

Рекомендуется заранее заключить с ним трудовой договор и в должностных обязанностях зафиксировать необходимость участвовать в этой процедуре.

Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик.
Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом. Акт приёма передачи трудовых книжек Этот документ должен содержать данные всех имеющихся трудовых книжек:

• ФИО работника;
• серия и номер книжки (и вкладыша);
• наличие записи о работе.

Можно включить в акт сведения:

• о невостребованных трудовых;
• о наличии бланков книжек и вкладышей.

Пример акта можете взять здесь.
Если документы передать некому Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не оформлена.

Как правильно составить акт приема передачи дел при увольнении: образец

Акт передачи дел Законодательством отдельно не регулируется вопрос того, как составить акт передачи дел при увольнении и какие документы необходимо для этого подготовить. Поэтому руководитель предприятия сам решает, как организовать этот процесс.

Важно

Однако практика показывает, что он проходит такие стадии: • Составляется приказ о передаче дел при увольнении.• Проведение инвентаризации подотчетной документации.• Проверка документации.• Сама передача.• Составление акта передачи дел и приеме документов.

Если на вакантное место уже принят сотрудник, передача проводится ему, а если нет, то другому уполномоченному работнику либо руководителю предприятия. А когда будет принят новый сотрудник, то в первый же дел все дела передаются ему.
Акт передачи дел при увольнении составляется членами специально созданной комиссии, которая утверждается через издание отдельного приказа.

Как передать дела при увольнении

Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.

Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.

Как передать кадровые документы новому кадровику

Акт приёма передачи кадровой документации Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика.Оформляется документ так:

• прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
• вставляется гриф утверждения директора;
• пишется – кто кому передаёт документы;
• заполняется таблица;
• проставляются визы всех членов комиссии.

Примерный акт передачи дел можете скачать тут. В таблицу можно занести столбцы:

• номер подпункта;
• название документа (или дела);
• количество листов;
• период времени документов;
• данные об отсутствии или повреждении документов или дел.

внимание! Важно: в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.

Передача дел

• Отметим, что довольно редко можно стать свидетелем полноценной передачи дел и документов уходящим работником. Даже если это и происходит в отдельных случаях, то практически никогда не оформляется должным образом.
• С одной стороны, зачем оформлять передачу дел в случае, когда работник уходит в отпуск, уезжает в командировку или болеет? Ведь в период такого временного отсутствия его обязанности будут выполнять другие работники, специально назначенные приказом руководителя организации или в ином порядке, установленном в организации.

Акт передачи дел при увольнении

Зачем нужна передача дел при увольнении Это процедура фактического предоставления документов, баз данных, программ и информации.

А также принимающая сторона (новый работник) может заодно узнать нюансы работы уходящего сотрудника.

Это в идеале, а по факту обычно все сводится к составлению незатейливого акта, в котором приводится формальный реестр.

Цели следующие:

• гарантия непрерывности рабочего процесса;
• возможность показать предстоящий объем работы;
• оценить текущее состояние дел;
• установление границ ответственности.

На практике процедура играет немаловажную роль в дальнейших отношениях с новым сотрудником.

Если он принял дела и документы, то это избавит от конфликтных ситуаций типа «я этим не занимался, я не знаю». Изначально издается приказ или разрабатывается план — по выбору работодателя.
Документы схожи по содержанию.

Производственный календарь

• документы по бухгалтерскому учету, балансовые бумаги, статистику;
• налоговые документы;
• квартальные, годовые отчеты;
• реестр дебиторской и кредиторской задолженностей;
• журналы учета, кассовые книги и пр.;
• наличные деньги;
• первичные бумаги по бухучету;
• чековая книжка, бланки доверенностей;
• печати, штампы, ключи от сейфов и т.п.;
• уставные бумаги фирмы, ценные бумаги и пр.

При расставании с кадровиком следует запросить от него:

1. приказы, распоряжения;
2. трудовые книжки;
3. личные дела работников;
4. графики отпусков;
5. табели учета рабочего времени и т.д.

Если же прекращается трудовая деятельность материально-ответственного лица, то такой сотрудник обязан передать числящиеся на его подотчете материальные ценности.

Источник: http://advokat55.com/peredacha-del-sekretarya-pri-uvolnenii/

Передача дел при увольнении сотрудника

Часто при увольнении требуют от сотрудника передать дела по акту сдачи-приемки. Это внутренний документ предприятия, не являющийся обязательным: ни в одном законодательном акте не указано конкретно о необходимости его оформления.

Что это за документ, зачем он нужен, в каких случаях действительно необходимо его оформление, как составляется такая бумага?

• В каких случаях составляют?
• Форма документа

В каких случаях составляют?

В реальной жизни акт сдачи-приемки дел жизненно необходим для того, чтобы организация после увольнения сотрудника, занимающегося важными производственными вопросами, могла продолжать свою деятельность, не задаваясь проблемами поиска того или иного документа, дела, папки, особенно, если таковые давно утеряны.

Лучше всего, когда дела принимает по акту преемник покидающего предприятие специалиста, но это возможно, если на освобождающееся место перемещают другого сотрудника, принять нового работника часто не представляется возможным из-за отсутствия вакансии.

ла приема — передачи может осуществить другой компетентный работник, ФИО которого укажут в приказе по предприятию, или сам руководитель организации, или заместитель одного из первых лиц.

Акт передачи дел при увольнении составляется в таких случаях:

1. прекращает работу в фирме должностное лицо, занимающееся управлением или имеющее доступ к финансам, налогам, печатям, наличным деньгам, чековой книжке, доверенностям и пр. важным делам и бумагам строгой отчетности (руководящие работники, бухгалтера, кассиры, начальники отделов, инспектор по кадрам и пр.);
2. уходит материально-ответственное лицо (кладовщик, мастер, начальник участка, цеха, производитель работ и т.п.).

Форма документа

Такой акт составляется в произвольной форме, зависящей от количества дел, которые подлежат передаче. Важно знать, что срок, за который необходимо требовать от меняющего работу члена коллектива, составляет от 3-х до 5 лет, но не менее 3-х.

Что должно быть в нем указано?

Для наглядности принято бумагу о приемке в части перечисления передаваемых папок, бумаг оформлять в виде таблицы, иногда предпочитают список папок прикладывать к акту как отдельное приложение.

Вверху слева располагают надпись: «Утверждаю», ниже – место для подписи с указанием ФИО и должности руководителя предприятия. По центру ниже размещают название акта, причем необходимо внести полное наименование фирмы.

Обязательно должны содержаться такие сведения:

• дата;
• пункт, где совершается процесс приемки дел;
• данные об участниках – кто сдает, кто принимает, их ФИО и должности;
• наличие претензий или их отсутствие;
• фразы, свидетельствующие о том, что документы переданы в соответствии с перечнем;
• не просто подписи, а «дела передал» и «дела принял», «претензий не имею».

В таблице указывают наименование дел, крайние периоды, охваченными этими бумагами в папке, количество папок. Если какой-либо документ отсутствует, то важно зафиксировать это в акте.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Нехватка денег, ценных бумаг, документов строгой отчетности и иные недостатки также обязательно должны быть отражены, если такие прискорбные факты будут выявлены. Те, кто присутствовал при оформлении сдаточного документа, особенно, если это члены комиссии, назначенной приказом по организации, также должны быть в нем упомянуты.

По сути, акт приемки – опись всего того, что предъявляется увольняющимся сотрудником преемнику, в подробном составлении которой заинтересовано и предприятие, и сам покидающий фирму работник. Если будет судебное разбирательство по факту хищения, то этот документ окажется весьма кстати.
Скачать образец акта приема-передачи дел при увольнении руководителя организации

Какие бумаги следует запрашивать?

Испрашиваемые темы зависят от сферы деятельности увольняющегося должностного лица. Если это работник бухгалтерии, то потребуется передать:

• документы по бухгалтерскому учету, балансовые бумаги, статистику;
• налоговые документы;
• квартальные, годовые отчеты;
• реестр дебиторской и кредиторской задолженностей;
• журналы учета, кассовые книги и пр.;
• наличные деньги;
• первичные бумаги по бухучету;
• чековая книжка, бланки доверенностей;
• печати, штампы, ключи от сейфов и т.п.;
• уставные бумаги фирмы, ценные бумаги и пр.

При расставании с кадровиком следует запросить от него:

1. приказы, распоряжения;
2. трудовые книжки;
3. личные дела работников;
4. графики отпусков;
5. табели учета рабочего времени и т.д.

В случае уходы с фирмы ИТР-сотрудника, ему придется сдать:

• чертежи, эскизы, проектные решения;
• согласования с проектной организацией на замену материалов, конструктивных узлов и пр.;
• переписку с заказчиками, протоколы совещаний;
• акты выполненных работ;
• акты на скрытые работы;
• акты передачи фронтов работ;
• планы на месяц, квартал, графики производства работ;
• нормативную документацию и т.п.

Если инвентаризационные описи составляются по данным материальной части бухучета, то дела, с которыми повседневно работают ИТР, нигде не числятся, однако без них производственный процесс будет буксовать, так как преемник не сможет быстро сориентироваться.

Передав все, чем ведал по своим должностным обязанностям, увольняющийся сотрудник получает на руки акт, в котором зафиксировано отсутствие претензий, а компания продолжает функционировать без всяких сбоев, отсутствие рассчитавшегося человека будет менее болезненным. Акт следует составить как можно подробнее, чтобы исключить малейшие вопросы.

moyafirma.com

Учимся принимать дела и документы

Соответственно рекомендуется в локальных нормативных актах предусматривать порядок передачи дел максимально подробно. Способы передачи дел и их оформление в кадровом делопроизводстве обусловлено рядом проблем, которые возникают на практике.

Одной из таких проблем является «пересечение» старого и нового сотрудника, в штатном расписании имеется одна штатная единица по определенной должности, и принять, пусть даже на короткий срок, одновременно старого и нового работника по одной должности для передачи дел нельзя. Существует несколько вариантов законного оформления передачи дел, а именно: 1.

Передача дел вышестоящему работнику (Генеральному директору, руководителю отдела или иному) и последующая передача дел принявшим их работником новому работнику при его выходе на работу.

Как при увольнении составить акт приема передачи дел, образец документа

198-208 ТК РФ), договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст.

244 ТК РФ), должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры), служебные записки, протоколы, акты, документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки вызова на сессию и др.), личные дела и прочие документы. 2. Проверяем оформление документов.

Передача дел в кадровой службе

Источник: https://otkroybiznes.guru/uvolnenie/peredacha-del-pri-uvolnenii-sotrudnika.html

Правильное проведение передачи дел при увольнении руководителя отдела кадров

Кроме того, обязанность по передаче и/или приему дел и документов в специально оговоренных случаях рекомендуется закрепить в должностной инструкции и/или трудовом договоре.

Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении.

Приказ об организации приема-передачи дел и документов Закрытое акционерное общество «Метрополь Инвест» ПРИКАЗ 16.04.2012 № 10-К Москва Об организации приема-передачи дел и документов В связи с увольнением Смирновой П.Т.

с должности корпоративного секретаря 30 апреля 2012 года ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Корпоративному секретарю Смирновой П.Т. передать, а заместителю начальника канцелярии Масловой Е.Д.

Внимание Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы.

Если его нет — ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.
1.

Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя: — штатное расписание (ст.

15, 57 ТК РФ); — правила внутреннего трудового распорядка (ст.

Передача дел в кадровой службе

Важно Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:

• точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
• проверить наличие документов;
• составить вышеприведённые акты.

Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер. внимание! Важно: после подписания актов обязательно нужно издать приказ, что вы несёте ответственность с момента принятия дел.

В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести.

Заключение Описанная выше процедура может применяться и в том случае, когда увольняется не единственный кадровик фирмы, а один из работников отдела кадров.

Тогда учитывать нужно не все документы ОК, а только те, которые передаются.

Кадровая служба с нуля

В частности, в данной процедуре можно выделить несколько этапов: — создание комиссии; — проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов; — составление актов приема-передачи дел. Создаем комиссию Сразу скажем, что такая комиссия не обязательна, но желательна.

Для ее создания издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу).

Состав комиссии формируется из руководителя учреждения или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения, юриста и пр.

Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.